Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân khi đăng ký tư vấn tại NAVI Online Schule

I. Thông tin Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân & Văn bản đồng ý áp dụng

• Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân: CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ GIÁO DỤC QUỐC TẾ NAVI (Thương hiệu đào tạo: NAVI Academy · Hệ lớp trực tuyến NAVI Online Schule tại tên miền navischule.com).
• Mã số doanh nghiệp: 0109425191.
• Trụ sở chính: Số 12a, ngõ 120 Định Công, Phường Phương Liệt, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Đầu mối tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của chủ thể dữ liệu: Bộ phận Quản trị Dữ liệu & Tuyển sinh NAVI Academy — Email tiengduc@naviacademy.edu.vn · Hotline 0339 545 999 · Zalo 0886 757 222.
• Mã phiên bản văn bản đồng ý: CONSENT_VI_V1_20261023 (Áp dụng thống nhất trên Biểu mẫu Đăng ký tư vấn V1 tại navischule.com và lưu đối chứng bất biến trong hệ thống CRM).
• Nguyên văn nội dung đồng ý chủ động tại biểu mẫu (CONSENT_VI_V1_20261023):

  Tôi đã đọc và đồng ý để CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ GIÁO DỤC QUỐC TẾ NAVI (MSDN: 0109425191) tiếp nhận, xử lý các thông tin đăng ký ở trên cho mục đích liên hệ tư vấn lộ trình học tiếng Đức, báo chi tiết học phí và hỗ trợ xếp lớp theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân.

1. Mục đích tiếp nhận và nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng và chủ động của chủ thể dữ liệu (thông qua thao tác tự đánh dấu vào ô xác nhận CONSENT_VI_V1_20261023 không được chọn sẵn trước khi gửi biểu mẫu), CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ GIÁO DỤC QUỐC TẾ NAVI tiếp nhận và xử lý dữ liệu cá nhân chỉ phục vụ đúng các mục đích sau:

• Liên hệ tư vấn lộ trình học tiếng Đức trực tuyến (các khóa lẻ A1.1, A1.2, A2.1, A2.2, B1.1, B1.2, Ôn thi B1, B2 và các gói lộ trình Combo 01, Combo 02) cùng chi tiết học phí, chính sách đóng học phí và điều kiện áp dụng trước khi đăng ký;
• Hướng dẫn kiểm tra trình độ đầu vào (nếu học viên đã học tiếng Đức trước đó) để tư vấn xếp đúng lớp cùng trình độ;
• Ghi nhận nguyện vọng hình thức học, khung ngày học, ca giờ và thông báo lịch khai giảng chính thức khi lớp đủ điều kiện mở lớp (quy mô lớp trực tuyến 5–10 học viên cùng trình độ trên Zoom).

Nguyên tắc giới hạn mục đích (Luật 91/2025/QH15 & Nghị định 356/2025/NĐ-CP): Dữ liệu cá nhân của anh/chị chỉ được xử lý trong phạm vi mục đích đã đăng ký ở trên. NAVI Academy tuyệt đối không mua bán, không trao đổi, không cho thuê và không chuyển giao dữ liệu cá nhân của người đăng ký cho bất kỳ bên thứ ba nào để phục vụ mục đích quảng cáo thương mại hoặc tiếp thị ngoài phạm vi tư vấn khóa học của NAVI.

2. Phân loại và phạm vi các trường dữ liệu cá nhân được xử lý

Biểu mẫu Đăng ký tư vấn V1 tại mục #dang-ky chỉ thu thập dữ liệu cá nhân cơ bản tối thiểu, cần thiết trực tiếp cho việc liên hệ tư vấn và xếp lớp:

• Nhóm dữ liệu cá nhân cơ bản bắt buộc:
  • Họ và tên (để tư vấn viên xưng hô và định danh hồ sơ tư vấn);
  • Số điện thoại / Zalo (số thuê bao di động Việt Nam để tư vấn viên liên hệ trực tiếp qua cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn Zalo);
  • Khóa học quan tâm (khóa lẻ A1.1–B2, gói Combo 01/02, nhóm trình độ A1/A2/B1 hoặc tùy chọn “Chưa rõ trình độ — Nhờ NAVI tư vấn & kiểm tra đầu vào”);
  • Xác nhận đồng ý chủ động (trạng thái tích chọn, mã phiên bản CONSENT_VI_V1_20261023, mã băm SHA-256 của văn bản đồng ý và thời điểm xác nhận).
• Nhóm dữ liệu nguyện vọng tùy chọn (không bắt buộc):
  • Hình thức học (nguyện vọng lớp trực tuyến tiêu chuẩn 5–10 học viên trên Zoom, lộ trình Combo, khóa lẻ hoặc cần kiểm tra trình độ đầu vào);
  • Lịch học mong muốn (phương án ngày học Thứ 2–4–6, Thứ 3–5–7, Thứ 2–3–5, Thứ 7–Chủ nhật và ca giờ 08:30–10:00, 13:30–15:00, 15:30–17:00).
• Nhóm dữ liệu kỹ thuật bảo mật, chống spam và truy xuất bằng chứng đồng ý: Mã định danh lần gửi chống trùng lặp (client_submission_id), thời điểm hiển thị và gửi biểu mẫu, mã băm một chiều (HMAC-SHA256 với khóa bí mật phía máy chủ) của địa chỉ IP phục vụ giới hạn tần suất chống spam (tối đa 5 lần gửi / 10 phút / IP) và thông tin nguồn chiến dịch (tham số UTM / đường dẫn trang đích nếu có).

Cam kết KHÔNG thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Biểu mẫu trực tuyến này hoàn toàn không yêu cầu số Căn cước/CCCD, số Hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú chi tiết, dữ liệu tài khoản ngân hàng/thẻ thanh toán, dữ liệu sức khỏe hay dữ liệu sinh trắc học.

3. Môi trường xử lý dữ liệu thực tế, nơi lưu trữ và kiểm soát phân quyền

Để đảm bảo tính minh bạch theo Luật 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, NAVI Academy công khai rõ môi trường kỹ thuật tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu thực tế như sau:

• Hạ tầng lưu trữ web tĩnh, DNS và mạng phân phối nội dung (CDN): Tên miền navischule.com sử dụng dịch vụ phân giải tên miền Cloudflare DNS (chế độ DNS-only) và được lưu trữ, phân phối giao diện web tĩnh qua nền tảng Netlify cùng mạng phân phối nội dung Netlify Edge CDN (Server: Netlify, Cache-Status: "Netlify Edge"), đồng thời trình duyệt tải phông chữ hiển thị (Be Vietnam Pro) từ Google Fonts (fonts.googleapis.com / fonts.gstatic.com). Khi truy cập trang web, hạ tầng mạng/CDN có thể xử lý địa chỉ IP và nhật ký kết nối HTTP tiêu chuẩn để phân phối nội dung và chống tấn công từ chối dịch vụ (DDoS). Dữ liệu cá nhân anh/chị nhập trong biểu mẫu không lưu tại Netlify, không lưu vào bộ nhớ trình duyệt (localStorage / sessionStorage) và không gửi tới Google Fonts.
• Máy chủ tiếp nhận và cơ sở dữ liệu đặt tại Việt Nam: Khi anh/chị bấm “Gửi đăng ký nhận tư vấn”, dữ liệu biểu mẫu được truyền trực tiếp qua giao thức mã hóa HTTPS (TLS 1.2/1.3) tới giao diện lập trình ứng dụng (API) trên máy chủ riêng của NAVI Academy đặt tại Việt Nam (POST /api/v1/lead-submissions). Website chỉ hiển thị bảng xác nhận “Gửi đăng ký tư vấn thành công” kèm Mã tiếp nhận (NV-...) khi máy chủ đã kiểm tra hợp lệ và ghi nhận bền vững vào cơ sở dữ liệu.
• Lưu trữ bền vững, cô lập môi trường Production và sao lưu an toàn: Dữ liệu khách hàng thật trên môi trường vận hành chính thức (Production) được lưu trữ trong tệp cơ sở dữ liệu độc lập (/var/lib/navi-leadcrm/leadcrm-prod.db, chế độ SQLite STRICT, WAL, synchronous=FULL, quyền truy cập tệp 0600) chạy dưới tài khoản hệ thống cô lập, kèm cơ chế sao lưu trực tuyến định kỳ vào thư mục sao lưu Production riêng biệt (/var/backups/navi-leadcrm/) có kiểm tra toàn vẹn mã băm SHA-256, tách biệt vật lý hoàn toàn khỏi cơ sở dữ liệu và bản sao lưu của môi trường kiểm thử (Staging/TEST). Quy trình hoàn tác giao diện website (nếu phát sinh) chỉ dừng việc tiếp nhận biểu mẫu mới trên giao diện mà không khôi phục đè cơ sở dữ liệu cũ, đảm bảo không làm mất các đăng ký hợp lệ đã tiếp nhận.
• Phân quyền truy cập nội bộ (RBAC) & Nhật ký kiểm toán bất biến: Chỉ nhân viên Tư vấn tuyển sinh (Sale) được chỉ định chính thức của NAVI Academy (tài khoản vai trò CONSULTANT) và Quản trị viên/Founder (vai trò FOUNDER) mới được cấp quyền truy cập hệ thống CRM qua xác thực chữ ký số RS256 JWT. Trên màn hình danh sách và chi tiết hồ sơ, số điện thoại học viên mặc định được che mặt nạ (ví dụ: 091x xxx 678); mọi thao tác mở xem số điện thoại thật (VIEW_PHONE), ghi nhận liên hệ, chuyển trạng thái hoặc xóa dữ liệu theo yêu cầu đều bị giới hạn tần suất và tự động ghi vào nhật ký kiểm toán bất biến (append-only audit_log).
• Thông báo nội bộ không lộ dữ liệu cá nhân (Zero-PII Notification): Khi có đăng ký mới, thông báo công việc nội bộ (LEAD_NEW) gửi tới bộ phận tư vấn chỉ chứa mã biên nhận (NV-...), mã khóa học và khung lịch nguyện vọng; tuyệt đối không truyền họ tên, số điện thoại hay ghi chú cá nhân qua kênh thông báo trung gian hoặc nhật ký ứng dụng.

4. Thời điểm bắt đầu xử lý, thời hạn lưu giữ và cơ chế xóa/hủy dữ liệu

• Thời điểm bắt đầu xử lý: Ngay tại thời điểm người đăng ký tích chọn đồng ý CONSENT_VI_V1_20261023 và gửi biểu mẫu thành công tới máy chủ tiếp nhận của NAVI Academy.
• Hồ sơ đang trong quá trình tư vấn và chờ xếp lớp (NEW, CONTACTING, CONSULTED, QUALIFIED_WAITING_CLASS, WON_PENDING_CONFIRM): Được lưu giữ để tư vấn viên liên hệ hỗ trợ, hướng dẫn kiểm tra trình độ đầu vào và thông báo lịch khai giảng phù hợp. Nếu sau 90 ngày kể từ lần liên hệ cuối mà người đăng ký không còn nhu cầu xếp lớp, hồ sơ được chuyển sang trạng thái đóng (LOST).
• Hồ sơ kết thúc tư vấn mà không xếp lớp hoặc rút lại sự đồng ý (LOST, DO_NOT_CONTACT): Khi người đăng ký yêu cầu ngừng liên hệ (DO_NOT_CONTACT), hệ thống khóa thao tác gọi điện/nhắn tin tư vấn ngay sau khi xác minh yêu cầu. Thông tin định danh cá nhân của hồ sơ đã đóng được tự động xóa/ẩn danh hóa trong cơ sở dữ liệu chính sau tối đa 12 tháng (365 ngày — closed_retention_days = 365) kể từ ngày đóng, hoặc được thực hiện xóa sớm hơn khi chủ thể dữ liệu gửi yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân hợp lệ (DSR Erase) theo quy trình tại Mục 5.
• Hồ sơ học viên xác nhận nhập học (ENROLLED): Được lưu giữ phục vụ quản lý học vụ và đối chiếu lộ trình đào tạo tối đa 24 tháng (730 ngày — enrolled_retention_days = 730) hoặc theo thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo theo quy định pháp luật.
• Hồ sơ không hợp lệ / spam (INVALID): Tự động xóa thông tin định danh cá nhân trong cơ sở dữ liệu chính sau 30 ngày (invalid_retention_days = 30).
• Mã băm địa chỉ IP chống spam (ip_hash HMAC-SHA256): Tự động xóa trong cơ sở dữ liệu chính sau 07 ngày (ip_hash_retention_days = 7) kể từ thời điểm tiếp nhận.
• Quy trình xóa dữ liệu định danh trong cơ sở dữ liệu chính (DSR Erase): Khi thực hiện lệnh xóa dữ liệu theo yêu cầu đã xác minh (DSR_VERIFIED) hoặc khi đến hạn lưu giữ định kỳ, hệ thống thực thi giao dịch cập nhật ghi đè giá trị rỗng (NULL) lên các trường thông tin định danh cá nhân của hồ sơ trong cơ sở dữ liệu chính (/var/lib/navi-leadcrm/leadcrm-prod.db — bao gồm Họ tên, Số điện thoại/Zalo, ghi chú tư vấn, lịch sử liên hệ, thông tin lần gửi, mã băm ip_hash) và hủy mọi thông báo đang chờ trong notification_outbox, chỉ giữ lại mã tham chiếu kỹ thuật và bản ghi kiểm toán (audit_log) không chứa thông tin liên hệ để phục vụ nghĩa vụ đối chứng pháp lý và thống kê tổng hợp. Sau thao tác này, dữ liệu định danh không còn hiển thị hay truy xuất được qua giao diện CRM và API. Do đặc thù kỹ thuật của tệp cơ sở dữ liệu SQLite (chế độ nhật ký WAL) và hệ thống lưu trữ trên máy chủ, các trang dữ liệu cũ trên đĩa chỉ được giải phóng hoặc ghi đè trong các chu kỳ gộp nhật ký (WAL checkpoint / VACUUM) tiếp theo; vì vậy NAVI Academy không cam kết xóa vật lý không thể khôi phục tức thời ở tầng ổ đĩa lưu trữ.
• Thời gian tồn tại của dữ liệu trong các bản sao lưu (/var/backups/navi-leadcrm/): Để phòng ngừa sự cố mất dữ liệu hệ thống, máy chủ tự động tạo bản sao lưu trực tuyến định kỳ (15 phút/lần, giữ xoay vòng tối đa 48 bản chụp tự động gần nhất — tương đương 12 giờ, cùng các bản chụp chốt trước/sau khi bảo trì kỹ thuật). Khi một hồ sơ đã được xóa thông tin định danh trên cơ sở dữ liệu chính, bản ghi lịch sử của hồ sơ đó vẫn có thể còn tồn tại tạm thời trong các tệp sao lưu đã tạo trước thời điểm xóa cho đến khi các tệp sao lưu này hết chu kỳ lưu giữ và bị ghi đè/xóa theo lịch xoay vòng. Các bản sao lưu được cô lập quyền truy cập (0700 / 0600), không dùng cho tra cứu nghiệp vụ hàng ngày; trường hợp bất khả kháng phải khôi phục hệ thống từ bản sao lưu, NAVI Academy sẽ đối chiếu nhật ký yêu cầu quyền dữ liệu (data_subject_requests / audit_log) để thực hiện lại việc xóa thông tin định danh đối với các hồ sơ đã có yêu cầu xóa hợp lệ.

5. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân (theo Luật 91/2025/QH15 & Nghị định 356/2025/NĐ-CP)

Người đăng ký (chủ thể dữ liệu cá nhân) có đầy đủ các quyền theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• (1) Quyền được biết: Được thông báo đầy đủ về mục đích, phạm vi, phương thức, môi trường và thời hạn xử lý dữ liệu cá nhân trước khi đồng ý.
• (2) Quyền đồng ý và không đồng ý: Tự nguyện quyết định việc tích chọn đồng ý gửi biểu mẫu hoặc sử dụng các kênh liên hệ trực tiếp khác (Zalo, Hotline, Email).
• (3) Quyền truy cập và tra cứu bằng chứng đồng ý: Yêu cầu xem lại thông tin đã đăng ký, mã tiếp nhận (NV-...), thời điểm đồng ý và nguyên văn phiên bản đồng ý CONSENT_VI_V1_20261023 đang lưu trong hệ thống.
• (4) Quyền rút lại sự đồng ý và phản đối xử lý dữ liệu: Yêu cầu NAVI Academy dừng liên hệ tư vấn (chuyển trạng thái DO_NOT_CONTACT) bất cứ lúc nào. Việc rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý dữ liệu đã thực hiện trước thời điểm rút lại.
• (5) Quyền chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu: Yêu cầu đính chính hoặc cập nhật Họ tên, Số điện thoại/Zalo, khóa học quan tâm, hình thức học hoặc lịch học mong muốn.
• (6) Quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu và hạn chế xử lý dữ liệu: Yêu cầu cung cấp bản sao thông tin đăng ký của mình hoặc yêu cầu tạm ngừng/hạn chế xử lý dữ liệu trong các trường hợp luật định.
• (7) Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (DELETE / DSR Erase): Yêu cầu xóa thông tin định danh cá nhân khỏi cơ sở dữ liệu vận hành chính của hệ thống Lead CRM theo quy trình và cơ chế kỹ thuật nêu tại Mục 4.
• (8) Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại: Thực hiện theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 khi có căn cứ cho rằng quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình bị xâm phạm.
• Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu: Cung cấp thông tin chính xác của chính mình khi đăng ký tư vấn; không tự ý nhập họ tên hoặc số điện thoại của người khác khi chưa được người đó ủy quyền hợp pháp.

Phân biệt thời hạn phản hồi, mục tiêu phục vụ nội bộ (SLA 72 giờ) và thời hạn thực hiện quyền theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP:

• Thời hạn phản hồi tiếp nhận yêu cầu: Khi anh/chị gửi yêu cầu kèm Số điện thoại đã đăng ký hoặc Mã tiếp nhận (NV-...) qua một trong các kênh chính thức dưới đây, Bộ phận Quản trị Dữ liệu & Tuyển sinh NAVI Academy sẽ tiếp nhận, hướng dẫn xác minh chủ thuê bao và gửi phản hồi xác nhận tiếp nhận cho anh/chị theo đúng thời hạn quy định tại Nghị định số 356/2025/NĐ-CP (chậm nhất trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu).
• Mục tiêu phục vụ nội bộ (SLA nội bộ 72 giờ) và quy trình thực hiện: NAVI Academy thiết lập mục tiêu phục vụ nội bộ (SLA nội bộ) là 72 giờ kể từ khi tiếp nhận yêu cầu hợp lệ để xử lý theo quy trình 3 bước trên hệ thống Lead CRM: (Bước 1) Ghi nhận phiếu yêu cầu vào bảng data_subject_requests (DSR_CREATED, gắn mốc theo dõi nội bộ due_at = +72 giờ); (Bước 2) Xác minh đúng chủ thuê bao đã đăng ký qua kênh liên hệ chính thức (DSR_VERIFIED); (Bước 3) Thực thi thao tác tương ứng trên cơ sở dữ liệu chính (khóa liên hệ DO_NOT_CONTACT, cập nhật thông tin, trích xuất dữ liệu hoặc chạy lệnh xóa dữ liệu định danh DSR Erase) và thông báo kết quả tới anh/chị.
• Thời hạn hoàn tất thực hiện quyền theo luật định (Nghị định 356/2025/NĐ-CP): Mục tiêu 72 giờ nêu trên là cam kết chất lượng phục vụ nội bộ của NAVI Academy đối với các yêu cầu thông thường đã xác minh đủ thông tin. Trường hợp yêu cầu cần xác minh bổ sung hoặc có tình tiết kỹ thuật phức tạp chưa thể hoàn tất trong 72 giờ, NAVI Academy sẽ thông báo rõ tình trạng xử lý cho anh/chị trong vòng 72 giờ và đảm bảo hoàn tất việc thực hiện quyền (cung cấp, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý/hạn chế xử lý hoặc xóa dữ liệu cá nhân) đúng thời hạn luật định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP.

Kênh chính thức tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu:

• Zalo tư vấn chính thức: 0886 757 222
• Hotline tuyển sinh: 0339 545 999
• Email chính thức: tiengduc@naviacademy.edu.vn

6. Biện pháp bảo vệ dữ liệu và xử lý sự cố an toàn thông tin

• Biện pháp kỹ thuật & tổ chức: Áp dụng mã hóa đường truyền HTTPS/HSTS, kiểm soát nguồn gửi (CORS/CSP), tường lửa và giới hạn tần suất chống quét tự động, cơ sở dữ liệu cô lập quyền 0600, xác thực quản trị viên RS256 JWT, chống giả mạo yêu cầu (CSRF) và nhật ký kiểm toán bất biến (audit_log).
• Hậu quả, rủi ro không mong muốn có thể phát sinh và biện pháp giảm thiểu: Trong trường hợp bất khả kháng do sự cố hạ tầng mạng hoặc hành vi tấn công mạng trái phép, NAVI Academy áp dụng cơ chế che mặt nạ số điện thoại mặc định, không lưu dữ liệu nhạy cảm và kích hoạt quy trình ứng cứu sự cố, thông báo tới cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và chủ thể dữ liệu trong thời hạn luật định (không quá 72 giờ theo Luật 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP).